こんにちは、Koichiroです。
仕事を終わらせるのが遅く、仕事効率を上げる方法が知りたい！ことってありますよね。
そこで今回は、仕事効率が悪い人の特徴から、仕事効率を上げる方法をご紹介します。
仕事効率を上げて、仕事を早く終わらせる
限られた時間内でたくさんの仕事量をこなし、尚且つ仕事の質が高い人がいます。
それに比べ、「仕事が遅い」「どうすればテキパキと仕事を終わらせられるんだろう」と悩んでいる方もいらっしゃるかと思います。
今回は、仕事効率の悪い人の特徴、仕事効率を良く仕事をするコツについてご紹介します。この記事を読んで参考にしてみてください。
仕事効率が悪い人の特徴
仕事の効率が悪い人には、共通した特徴があります。仕事の全体像が見えておらず、狭い範囲でしか物事が見えていない場合が多いです。
仕事の効率の上げ方を知る前に、なぜ仕事の効率が悪いのかを知りましょう。
特徴1.予定を立てずに業務をする
物事を効率的に進める為には、まず最初に目標を明らかにし、目標を達成するための構成を考えることが大事です。構成を考えたら全体を細かいタスクに分け、それぞれのタスクをいつまでにやるのか、スケジュールを立てます。
効率が悪い人は、こういった予定を立てずに業務に取り組んでいることが多く、スケジュールを把握せずに作業する人が多いです。
特徴2.やっている仕事の目的を理解していない
仕事効率が悪い人は、仕事全体の流れや目的に対する認識が不足しています。仕事の本質をちゃんと理解していないと作業効率は上がりません。
担当業務の目的や目標を理解せずに作業をこなしていては、効率化は難しいでしょう。
仕事効率が悪い人は、自分が担当している業務の意味やゴールを理解していないので、仕事の効率が上がらず、残業も減りません。
特徴3.自分で分析するのが得意でない
振り返って分析が苦手な人の仕事効率はよくありません。なぜ失敗したのか後からの分析ができない場合、全く改善がなくいつまでも効率の悪い方法で作業しなければいけません。
実行したら分析は必須なのです。失敗理由の分析が不得意な人は、仕事効率を上げることができません。逆に失敗理由を分析することが得意な人は成功への距離が縮まります。
特徴4.仕事を捌くスピードが単純に遅く、残業することが当たり前になっている
仕事効率が悪い人は、単純に1つ1つの作業スピードが遅いです。
例えばキーボードの入力スピード。ブラインドタッチを習得したり、音声入力を使いこなせれば効率化できますが、最新情報を集めて応用する柔軟性や、改善への強い意志が無いと改善は難しいでしょう。
仕事効率が悪い人は、単純に仕事を捌くスピードが遅いので、定時を過ぎても仕事が終わらず連日オフィスで残業になってしまっているケースが多いです。
すぐにできる！仕事効率を上げる方法
ここからは仕事効率を上げる方法をご紹介します。どれもすぐに始められる内容です。
この方法さえマスターすれば爆速で仕事を終わらせることができます。すぐに実践して、仕事の効率を上げましょう。
改善方法1.出社したら、まず1日のスケジュールを細かく立てる
まずは出社したら最初に1日のスケジュールを細かく立てましょう。何時にどのタスクを処理するのか、全てノートかスケジュール帳、Googleカレンダーアプリなどに記入します。
初めにその日やるべきことを全てリストアップし、スケジュールを立てて何時に何をやるのか決めておくことが重要。
改善方法2.業務の優先順位をハッキリする
スケジュールを立てると、そのタスクの中には重要度が高いものと低いもの、すぐに終わらせなければならないものが混在しています。
それらを考慮し、業務の優先順位を付けることは非常に大事です。優先順位の高いものから先に処理していくことで気持ちに余裕が生まれ、効率がアップします。優先順位を考えてスケジュールを立てるようにしましょう。
改善方法3.休憩を取る時間を決めておく
大きなタスクは細かい工程に分解し、一定数の工程を終了させたら少し休憩して、次の工程に着手するというやり方がオススメ。
休憩をちゃんと取らなければ、疲労やストレスがたまり、取り組んでいる仕事の質やスピードも下がってしまいます。
仕事の優先順位を立てた後は、大きな工程を小さな工程に分けてスケジュール立てし、どこで休憩を取るかをしっかりと決めて実行することで、仕事効率を上げることができます。
改善方法4.一度に全部の仕事を捌こうとしない
溜まっている仕事を一同に全部捌こうとしても不可能です。マルチタスクという言葉がありますが、実際には人間が同時に複数の作業をこなすことは無理です。
同時進行で進めているように見えて、実際にはある作業を少しだけやったら、中断して別の作業を始めているだけです。
小刻みに複数の作業の開始と中断を繰り返しているのですが、これでは逆に効率が悪いのです。
一度にたくさんの仕事を全部捌こうとせず、確実に１つずつ順番に終わらせていく方が結果的に全体の仕事時間を少なくできます。
改善方法5.重いタスクは朝一で終わらせる
重いタスクは後回しにせず、なるべく朝一番に終わらせましょう。重い仕事を後回しにすればするほどやるのが嫌になってしまい、全体の作業効率が悪くなります。
元気がある朝の内に1番重いタスクをやり切ってしまうことで、心の重荷が取れます。
「あれをやらないと」という焦りがなくなることで、他の仕事をすいすいこなせられるようになります。重いタスクは自分が一番元気な朝の内に終わらせてしまいましょう。
改善方法6.集中力が途切れたら、無理に続けず休憩を取る
ひたすら作業をすればいいというものでもありません。集中力が途切れたら、無理に仕事を続けるのではなく休憩を取ることが大事です。
一定時間集中して作業したら、短時間休憩し、しっかりとリフレッシュしてから、作業再開しましょう。
集中力は有限。無駄遣いをせずに大事に使いましょう。集中力を丁寧に取り扱う為に疲れたら無理に仕事をしようとせずリフレッシュしましょう。
仕事効率を上げ、本当にやりたいことに使える時間を増やそう
いかがでしたか。
仕事効率が悪い人の特徴と、仕事効率を上げる方法をご紹介しました。
なぜかいつも仕事に時間がかかると悩んでいる方、仕事効率を上げたいと思っている方に参考にして欲しいです。
効率化して仕事を早く終わらせることができれば、残業も減り、本当にやりたいことに使える時間が増えます。無駄を捨てて本当に集中したいものに時間を使いましょう。
