こんにちは、Koichiroです。
仕事の時間は、人生において非常に大きな割合を占めます。
自分の大切な時間を使っている仕事なのだから、少しでも効率よく仕事をして、残業をすることなく定時にすぐ家に帰り、自分の時間や家族、友人との時間を大事にしたいですよね。
そのような効率の良い仕事ができる場合、昇進に繋がるケースも多々あります。しかし、自分の仕事を見つめ直した時に、「自分は効率が悪いな」と感じる方もいると思います。
また、作業効率が悪い事によって上司に「もう少し早く終わらせるようにしよう」などと言われたことのある方もいるかもしれません。
そこで今回は、仕事を効率化させる方法をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
仕事を効率化させる方法
ここでは、仕事を効率化させる方法を5つ紹介していきます。簡単に始められるものも多いので、色々試してみてご自身にあったものを探してみてください。
優先順位を決める
仕事効率化の第一段階として、業務の優先順位を決める必要があります。今抱えている仕事を全て書き出してみて、優先順位をつけてみましょう。
また、業務量や発生頻度が多く、単純な業務内容の仕事ほど仕事効率化に適していますので、そこを意識して優先順位をつけるようにしましょう。タスク管理についてはツールを使うのがオススメ。
システムやツールを使う
現代では多くの業務効率化に役立つシステム・ツールが販売されています。
情報やスケジュールなどをシステムやツールを上手に使うことで、それまで多くの時間やコストが掛かっていた業務を圧縮でき、効率性を高めることが可能です。
ただし、闇雲にシステムやツールを使っていても、仕事の効率化には繋がりにくいです。
業務の優先順位を決めて、目標を設定したうえで適切なシステム・ツールを選んで上手に活用することが賢い仕事効率化のやり方です。
仕事の効率が良い人は、自分に合ったツールを上手く活用しています。
目標を設定する
仕事の効率をよくするためには目標設定が大事です。明確な目標をすることで、どの程度仕事効率化が出来たのかがわかります。
「この仕事にかかる時間を30分削減する」「〇〇のスキルを磨く」といった目標を設定してください。
そして、実際にツールの導入や施策を開始してからは、その目標がどの程度達成出来ているか確認します。
そうすることで、モチベーションの維持にも繋がり、無駄なく仕事効率化が出来流でしょう。
時間を区切って仕事をする
毎日必要な作業は時間を区切って作業することで、集中できますし、他の仕事に回せる時間も増やすことができます。
例えばですが、メールチェックを決まった時間にだけにするようにして、他の仕事を中断して、メールを返信するという作業を無くします。
そうすると、仕事の集中力が途切れること無く、効率的に時間を使えます。
整理整頓をしてスッキリさせる
デスク周りが散らかっていると、どこに何があるのか分からずに、必要な物が欲しい時に探す時間がかかってしまいます。
それは、効率が悪いですよね。常に整理整頓をしておくことで、こうした無駄が省けて、仕事の効率化に繋がります。
また、整理が必要なのはデスク周りだけではありません。パソコンの中も整理しておきましょう。
パソコンのフォルダも自分でわかりやすいように整理しておき、必要な時にすぐに開けられるようにしておくことも大事です。
まとめ
仕事を効率化させる5つの方法についてご紹介しました。仕事の効率は、意識して変えていくことで改善することが可能です。
仕事の効率が上がると残業が減って自分も楽になるだけでなく、周りからの評価も良くなったり、より重要な仕事を任されたりなどのメリットも多くなります。
今回ご紹介した方法は気軽に取り入れられるものばかりですので、ぜひ参考にして自分にあったものから始めてみてくださいね。
